אירוע עסקי – מה חשוב לעשות

כשבאים לבחור מקום לאירוע חברה יש להקפיד ולשים לב למספר גורמים אשר מתחבריו יחדיו לאירוע מושלם.

ראשית נבחר את המיקום – על המקום להיות במיקום אסטרטגי, קרוב לצירי תנועה מרכזיים, עם חניה נוחה לבאי האירוע, קרוב יחסית למקום העבודה, כך שלא יתבזבז זמן יקר של צוות עובדים על הגעה למקום וחזרה לעבודה מהמקום, במידה ומדובר באירוע המתקיים במהלך יום העבודה.

שנית, האווירה. כמו בכל אירוע וכמו הרבה דברים בחיים אנו בוחרים עם התחושה. אווירה היא שילוב של עיצוב, מוסיקה נכונה, ריהוט, נוף הנשקף מהחלונות, הצוות והגישה שלו לאורחים, כולם מייצרים חוויות, המתחברים יחדיו למושג כללי שנקרא אווירה. באירועי חברה חשוב מאוד לשים דגש על הנושא הזה מכיוון שאנו רוצים להרשים את העובדים שלנו ולהעניק להם רגע של אתנחתא מופלאה, מכיוון שאנו רוצים להשיק מוצר או שירות חדש בחברה ועל זה להתקיים ברוח טובה ונכונה, ועוד.

שלישית, גודל המקום. כשיש 40 אורחים לצורך העניין במקום המכיל עד 400 איש נרגיש באי נעימות, כשיש 300 אורחים ונתכנס במקום שמכיל עד 200 בישיבה מרווחת, נרגיש את הצפיפות. גודל המקום צריך להיות מותאם לכמות האורחים, כולל התחשבות באופי האירוע. אם מדובר באירוע הושבה, או באירוע עמידה, אם זו מסיבה או אירוע שמבוסס על מצגת ארוכה ולכן יש לסדר את הכיסאות אל מול המציג, יש להתחשב בכל הפקטורים הללו ולמצוא את המקום המתאים ביותר לגודל קבוצת האורחים הצפויה.

דבר אחרון ומשמעותי, האוכל במקום. לא רק הצבא צועד על קיבתו, כולנו מגדירים את החוויה דרך האוכל. החוויה הקולינרית במקום היא נדבך מרכזי, בדיוק כמו שהייתם צריכים לבחור חברת קייטרינג אם הייתם עושים אירוע בבית, כך צריך לבדוק גם את איכות המטבח שמגיע את תפריט המנות באירוע. בנושא הזה יש להקפיד על כמה גורמים, וודאו שיש למקום תעודת כשרות שתתאים לכל האורחים. ואם יש לכם קהל גדול של דתיים, כדאי לבחור מקום עם כשרות מהדרין, או לקחת בחשבון הזמנת מנות גלאט מחברת קייטרינג כשר למהדרין רק עבור האורחים הדתיים. שימו לב על הכמות שלא יחסר חלילה, ועל המנות שיתאימו לאופי האירוע. אירוע עמידה יתבצע עם אוכל שנקרא בצלחות קטנות, נשנושים הולמים, אירוע צהריים למשל יתבצע בישיבה עם מספר מנות, וכן הלאה.